Jak odmítnout a působit vstřícně?

Publikováno na iDNES.cz

Ochota říci „ano“ je jednou z nejceněnějších vlastností, které lze u zaměstnance najít. Nicméně, existují situace, kdy je rozhodně vhodné, a dokonce nutné umět říci „ne“. Pokud odmítat neumíte, hrozí vám přepracování, vyčerpání zhoršení kvality odevzdávané práce a pocit, že vás druzí využívají. Zvládnutím umění odmítnout získáte lepší pracovní rovnováhu, snížíte stres a zlepšíte svou produktivitu.

Ptejte se a vyjasňujte

Požadavky bývají často formulované nejasně a s časovým tlakem: „Potřebuju od tebe pomoc s přípravou prezentace pro důležitého klienta, co nejdřív, ideálně dneska.“

Upřesněte požadavek a zjistěte co nejvíce informací:

U odmítání je důležité nereagovat bez rozmyšlení. Lidé často dělají jednu chybu. Řeknou nejdříve „ne“ a potom, když druhý na požadavku trvá, souhlasí. Jenže tím mezi řádky vysílají jasnou zprávu do budoucna – mé „ne“ ještě nic neznamená.

Odmítání vám půjde lépe, pokud máte jasno ve své náplni práce a kompetencích.  Jakmile jste si jistí, že požadavku nechcete vyhovět, pevnost ve vás zaregistruje i druhý.

Získejte čas

Abyste mohli na výše uvedené otázky nalézt odpověď (pokud nevíte hned), vyžádejte si od komunikačního partnera prostor na rozmyšlenou: „Než ti slíbím pomoc, potřebuju se ještě podívat do kalendáře, co vše mě dneska čeká. Dej mi prosím 5 minut, stavím se za tebou.“

Projevte pochopení a jasně formulujte stanovisko

Pokud se rozhodnete, že chcete požadavek odmítnout, komunikujte srozumitelně, pozitivně a empaticky vaše stanovisko, ukažte vstřícnost a nápomocnost: „Potřebuju dokončit projekt, který má dnes deadline. Na tvoji prezentaci se můžu podívat zítra. Pokud to musíš mít dnes, napadá mě Jirka. Má s prezentacemi velké zkušenosti. A pokud budeš chtít příště pomoct s prezentací, dej mi prosím příště vědět alespoň dva dny dopředu, abych si mohl uzpůsobit plán.“

Jak odmítnout nadřízeného

Při odmítání nadřízeného nechte odpovědnost na vedoucím. Popište, na čem právě pracujete, a nechte jeho určit, co je pro něj prioritní. Kolikrát totiž nadřízený nezná váš přesný plán, a pokud mu ho představíte, může lépe stanovit, jaké úkoly chce mít hotové dříve.

Jak odmítnout kolegu, který by měl danou činnost dělat sám

Pokud po vás chce kolega opakovaně pomoc s činností, kterou by měl dělat sám, a jako důvod uvádí, že neví, jak na to, a že vy to zvládnete během chviličky, navrhněte mu, že se na činnost spolu podíváte, aby se ji naučil, a že příště budete přítelem na telefonu. Můžete také zdůraznit, co vám jeho opakované požadavky způsobují – třeba že nemáte následně prostor pro své úkoly a že kvůli tomu zůstáváte přesčas.

Nebojte se stanovisko vícekrát zopakovat

Pokud druhý trvá na svém a snaží se na vás tlačit, použijte metodu „poškrábaná gramodeska“ a zopakujte v klidu několikrát předcházející věty (můžete je samozřejmě formulovat jinak). Počítejte s tím, že první „ne“ komunikační partner často nevnímá. Jestli máte pocit motání se v kruhu – druhý požaduje a vy opakovaně odmítáte, řekněte to nahlas: „Mám pocit, že se točíme v kruhu. Opravdu se nyní nemůžu záležitosti věnovat. Teď se potřebuju vrátit ke své práci.“