Time management. Řízením času řídíte svůj vlastní život

Autorka: Radka Loja, publikováno na iDNES.cz (Poznejte své časožrouty a dosáhněte úspěchu díky řízení času)

Času máme za rok všichni stejně, přesně 365 dní. Jenže zatímco někteří toho zvládnou opravdu hodně, jiní nestíhají a jsou vyčerpaní. Pokud se chcete zařadit do první skupiny, naučte se efektivně plánovat svůj čas. Jak na to, přibližuje psycholožka Radka Loja.

Čas, který máme vyměřený v lidské podobě, tak jak ji známe, je omezený. Nežijeme tady věčně. Někdy se však lidé chovají způsobem, jako by měli žít pořád – zabývají se malichernostmi, nesmyslnými činnostmi, hádají se, prokrastinují, odkládají to, co by rádi dělali  – zabíjejí svůj čas.

To, co žijeme a jak vnímáme svět, ovlivňují naše volby, které děláme v každém okamžiku. Čas, který spotřebujete, např. tím, že pro rodinu vaříte nebo sedíte celý den u počítačové hry, vám už nikdo nevrátí. Když půjdete na procházku s jedním člověkem, tak už v tom samém čase nemůžete být jinde. Svůj život – čas, směňujete za všechno, co děláte.

Nemám čas. Mám čas

Tuto větu jsem zhruba před rokem vypustila ze svého slovníku. Mám čas. Všichni ho máme za rok stejně, je to 365 dní. Záleží však na nás, čím ho naplníme, čemu a komu řekneme „ano“ nebo „ne“.

Někteří lidé toho zvládnou opravdu hodně, nejsou vyčerpaní a jiní toho stihnou mnohem méně a vyčerpaní jsou. Pokud se chcete zařadit do té první skupiny, naučte se efektivně plánovat svůj čas a nasaďte pevnou vůli. Proč pevnou vůli? Abyste odolali různým vyrušením, kterých je kolem vás habaděj, abyste drželi směr, kterým jste se rozhodli jít a také abyste s plánováním svého času nepřestali hned po třech dnech. Je to trochu námaha.

Jak jste na tom s řízením svého času?

Dokážete si najít čas na to, co opravdu chcete dělat? Víte, co chcete, máte jasně stanovené cíle a znáte klíčové kroky, které potřebujete udělat, abyste svých cílů dosáhli? Určujete si jednoznačně priority a plánujete svůj čas? Máte pod kontrolou rušivé elementy a časožrouty (např. televizi, sociální sítě, počítačové hry)? Cítíte se většinou vyrovnaně a máte pocit, že vedete vyvážený život?

Pokud odpovíte na většinu otázek „NE“, možná byste mohli na oblasti řízení svého času trochu zapracovat.

Time management – začněte nastavením cílů

Pokud lidé nevědí, co chtějí, často postrádají chuť a motivaci něco dělat a měnit. Většinou se pohybují v rámci zaběhlé rutiny, říkají „nemám čas“ a často trpí nudou a pocitem ztráty smyslu toho, co dělají.

Nejprve si ujasněte, jakých cílů chcete dosáhnout v základních oblastech svého života, např. vztahy, práce, zdraví, sport, peníze a osobní rozvoj. Tyto cíle jsou dlouhodobé, protože chvíli trvá, než se k nim dopracujete.

Potom si určete cíle nebo spíše úkoly na každý den, týden a měsíc. Toto jsou krátkodobé cíle a musí být v souladu s těmi dlouhodobými. Jinak se může stát, že svůj čas a energii ztratíte na nedůležitých činnostech a na věci, na kterých vám záleží, už vám nezbyde prostor.

Cíle by měly být jasně formulované ve tvaru, co chcete (ne, co nechcete), dosažitelné, to znamená, že si je dokážete představit a měřitelné, takže poznáte, že tam jste. Chcete mít na sebe více času? Je potřeba si přesně říct co to pro vás znamená. Chodit 2x měsíčně do divadla, na masáž, každý večer si číst? Takový cíl si už dokážete představit a naplánovat.

Cíle je ideálně si napsat a vyvěsit na viditelné místo. Jinak se může stát, že zapomenete, co jste vlastně chtěli. Na cíle potřebujete zaměřit svoji pozornost.

Každý den si stanovujte priority

Každému úkolu, který máte udělat, si přiřaďte prioritu, která je v souladu s vašimi cíli. Můžete k tomu využít známou Eisenhowerovu matici. Priority se dělí na důležité, nedůležité, naléhavé a nenaléhavé.

Všechno, co máte v kategorii A je potřeba vyřídit co nejdříve, což obvykle bývá spojeno se stresem a časovým tlakem. Úkoly z kategorie C se snažte co nejvíce delegovat nebo je rovnou odmítněte. V kategorii D většinou najdete časožrouty, záležitosti, které nejsou naléhavé a téměř nic vám nepřinášejí. Ty doporučuji co nejvíce eliminovat.

Z hlediska řízení času a dosahování cílů je nejdůležitější kategorie B. Patří tam úkoly, které nemusejí být vykonány hned, ale pokud se na ně vykašlete, pravděpodobně nikdy nedosáhnete toho, co jste si předsevzali. Patří tam také příprava na jednání, učení, prevence zdraví atd. Pokud tyto úkoly budete odsunovat, tak se jednoho dne stanou urgentní, přesunou se do kategorie A, kde je stres a tlak.

Rada na závěr

Držte směr. Na každé cestě se vyskytují překážky a občas si potřebujete odpočinout. Nebuďte na sebe krutí. Pokud si dáte chvíli pauzu, začněte znovu. Nevadí, když cíle dosáhnete o trochu později. Váš cíl ztroskotá pouze tehdy, když to úplně vzdáte.

V boji s perfekcionismem pomáhá Paretovo pravidlo 80/20

Dá se aplikovat na většinu situací. Říká, že 20 % úsilí přináší 80 % výsledku. Co uděláte navíc, je spíše mrhání časem a energií. Tedy např. 20 % přípravy na prezentaci vám většinou pokryje 80 % celého tématu. Toto pravidlo samozřejmě neplatí stoprocentně, ale pokud jste v časovém presu a nejde vám o dokonalost, tak ho v klidu použijte. Platí i v dalších oblastech: 20 % lidí vypije na firemním vánočním večírku 80 % alkoholu, 20 % klientů často přinese 80 % zakázek.

Time management – 7 tipů pro efektivní řízení času

1. Cíle a priority si veďte v písemné podobě. Je celkem jedno, zda použijete papírový diář nebo elektronickou formu.
2. Každý den pracujte na úkolech z kategorie B, posunují vás k tomu, čeho chcete dosáhnout.
3. Plánujte si max. 60 % dne. Zbytek připadá na nečekané události, drobnou prokrastinaci a nejrůznější vyrušení.
4. Pokud je váš čas hodně strukturovaný, např. pracovní dobou a rutinními činnostmi, tak si denně napište alespoň 3 věci – priority, které chcete udělat, abyste se posunuli ke svým cílům a byli spokojení.
5. Vnímejte svůj biorytmus a nejobtížnější úkoly dělejte ve své nejvýkonnější fázi, která pravděpodobně nebude po obědě.
6. Poznejte své „zloděje času – časožrouty“ a pokuste se je co nejvíce omezit. Patří sem především neschopnost říci ne a dost, vyrušování jinými lidmi, odkládání, nesmyslná kontrola sociálních sítí apod.
7. Využívejte nástroje a aplikace k plánování času, např. myšlenkové mapy, techniku Pomodoro.