Když budete přetahovat stanovený čas Vaší porady či prezentace, vznikne v publiku zlá krev. Účastníci budou nervózní, protože jim prodlužování narušuje další program a nebudou Vás plně vnímat. Snažte se podobné situaci předejít:
1. Připravte se
V přípravné části si řekněte prezentaci nahlas, změřte si její délku a nechte si časovou rezervu (cca 20 %). Je problém skončit pozdě, ale nevadí, když skončíte o trochu dříve.
V případě porady zvažte počet probíraných bodů a odhadněte jejich celkovou délku i podle očekávaného množství interakce. Diskuze jsou skvělou, ale časově náročnou formou zapojení účastníků.
2. V prezentaci stanovte pravidla a ta dodržte
Pokud víte, že je Vaše prezentace nabitá informacemi, časovou rezervu nemáte a obáváte se, že nevyžádaná interakce prezentaci prodlouží, stanovte v úvodu pravidlo ke kladení otázek. Požádejte účastníky, aby si případné dotazy zapsali s tím, že je zodpovíte v diskuzní části nebo po prezentaci. Tím nevyžádané interakci předejdete. Pokud slíbíte, že se budete otázkám věnovat, nezapomeňte na to.
Někdy i přes stanovení pravidla začnou účastníci klást otázky v průběhu prezentace – buďte asertivní a na položenou otázku řekněte: „Děkuji Vám za otázku. Zodpovím Vám ji v závěru prezentace.“ Následně se obraťte ke všem účastníkům se a připomeňte nastavené pravidlo, ať předejdete dalším otázkám: „Prosím, pokud máte nějaký dotaz, napište si ho, dostaneme se k němu na závěr.“
Sledujte také v průběhu prezentace čas, ať máte dodržení harmonogramu pod kontrolou.
3. V diskuzi držte otěže
Pokud bude některý účastník příliš aktivní, je na Vás, abyste mu vymezili celkový prostor pro komunikaci. Počkejte si v jeho řeči na ukončení určitého významového celku. Potom ho přerušte oslovením jménem (zjemní to přerušení a lépe v monologu připoutáte jeho pozornost) a ve stručnosti parafrázujte to, co řekl. Například. „Petře, jestli vás dobře chápu, přikláníte se ke spuštění kampaně, protože máte s podobným typem projektů dobré zkušenosti.“ Následně pokračujte v prezentaci podle Vašeho záměru: třeba interakcí s ostatními účastníky: „Kdo další má podobný názor jako Petr?“ Nebo přechodem k další části: „Pojďme nyní pokračovat, ať stihneme všechny důležité body prezentace ve stanoveném čase.“
3. Nedělejte mrtvého brouka
Jestli se Vám i tak stane, že minutu před plánovaným koncem zjistíte, že máte projít ještě pět bodů, hlavně nedělejte mrtvého brouka. Zastavte se, popište situaci a ověřte časovou kapacitu účastníků: „Za chvilku nám vyprší čas a já ještě potřebuji probrat tři důležité informace. Ověřím tedy – můžete mi věnovat 10 minut navíc?“
Pokud účastníci nemohou, navrhněte další postup – například zaslání informací emailem či termín navazující prezentace.
Potřebujete prezentační dovednosti trénovat, vypilovat Vaše prezentace a získat cennou zpětnou vazbu? Ráda Vás uvítám na prezenčním kurzu Tři pilíře úspěšné prezentace.
Přeji Vám mnoho úspěšných porad či prezentací!
Olga